Nycklar och användare
Registrering, beställningar och ändringar när personer flyttar in eller ut. Vi går igenom hur nycklar ska kvitteras, lämnas ut och återlämnas.
iLOQ / ADMINISTRATION OCH NYCKELHANTERING
Administration av iLOQ.
Ordning på era tillträden.
Boende flyttar, nycklar försvinner och leverantörer behöver tillträde. NIDOB System hjälper er att hålla ihop nyckelhanteringen med tydliga beställningsvägar och ansvar.
Vi erbjuder administration av iLOQ för bostadsrättsföreningar och fastighetsägare främst i Stockholm och på andra orter efter överenskommelse. Upplägget anpassas efter ert system, er organisation och hur mycket ni vill hantera själva.
Prata administration med oss ↗
DET HÄR KAN VI HJÄLPA TILL MED
Vardagen runt
ert låssystem.
Vi bestämmer tillsammans vilka ärenden vi ska hantera och vilka beslut som ska ligga hos styrelsen eller fastighetsägaren.
Rätt behörigheter
Ändringar i vem som får öppna vilka dörrar. Boende, styrelse och leverantörer får tillträde enligt den behörighetsstruktur ni har beslutat om.
Förlorade nycklar
Hantering av spärrärenden och en plan för hur spärrinformationen ska nå berörda lås. Rutinen anpassas efter anläggningens uppbyggnad.
Kontakt med boende
Boende kan få en direkt kontaktväg till oss om det ingår i ert avtal. Ni bestämmer vilka ärenden som kan hanteras direkt och när godkännande krävs.
Tillträde för leverantörer
Behörigheter för exempelvis städning, service och entreprenader. Vi hjälper er att bestämma vilka utrymmen som behövs och när tillträdet ska avslutas.
Kontinuitet vid förändringar
Dokumenterade rutiner gör det lättare att lämna över när styrelsen eller förvaltaren byts. Vi ser över kontaktpersoner, beställningsrätt och ansvar tillsammans med er.
Vad som ingår, hur ni når oss och hur brådskande ärenden hanteras anges i överenskommelsen. Installation, fysisk service och jour behöver bedömas separat.
TYDLIGT ANSVAR
En kontaktväg.
Tydliga beslut.
En enkel beställningsväg ska också vara trygg. Därför behöver det vara klart vem som får beställa en nyckel, ändra en behörighet och godkänna tillträde till en lägenhet.
Vi hjälper er att sätta rutinerna innan den löpande hanteringen börjar.
Diskutera ett upplägg för er fastighet ↗01
Ni bestämmer behörigheten
Styrelsen eller fastighetsägaren utser ansvariga beställare och beslutar om principerna för tillträde.
02
Vi kontrollerar beställningen
Vi kommer överens om hur beställarens rätt att göra ändringen ska kontrolleras och när ett särskilt godkännande behövs.
03
Ändringen behöver nå fram
En ändring i administrationen kan behöva följas av en uppdatering av nyckeln eller låset. Vi beskriver vad som krävs i ert system och hur ni följer upp ärendet.
HAR NI REDAN iLOQ?
Börja med det
system ni har.
Ni är välkomna även om en annan leverantör har installerat ert iLOQ-system. Ni behöver inte köpa en ny installation av oss för att få hjälp.
Vi går igenom ert behov av administration, programmering, utbyggnad, support eller utbildning. Ni kan få hjälp med en avgränsad uppgift eller diskutera ett löpande upplägg.
Ett eventuellt övertagande behöver samordnas med den som förvaltar systemet i dag. Vi kontrollerar åtkomst, avtal och förutsättningar för överföring innan vi bekräftar omfattning och start.
TRYGG FÖRVALTNING
Bestäm ansvar och åtkomst
innan arbetet börjar.
Den som beställer en ny nyckel behöver inte vara den som får godkänna tillträdet. Därför behöver ansvar, behörigheter och beställningsrutiner vara tydliga för både styrelse, förvaltare och boende.
Vem får göra vad?
I upplägget går vi igenom administratörernas åtkomst och vem som får beställa, godkänna och utföra ändringar.
Hur följs ändringar upp?
Vi kommer överens om vilket underlag som behövs, hur ärenden dokumenteras och hur ansvar lämnas över när styrelse eller personal byts.
Vilka uppgifter behövs?
Inför uppdraget klargör vi vilken information som behöver hanteras och vilka kontaktvägar som ska användas. Lämna inte portkoder eller personliga behörighetsuppgifter i kontaktformuläret.
OMFATTNING OCH KOSTNAD
Ett avtal som
går att förstå.
Kostnaden för iLOQ-administration beror bland annat på systemets omfattning, antalet användare, ärendemängden och vilken service ni vill ha. Antalet lägenheter är en bra startpunkt, men säger inte allt om arbetsbehovet.
Vi tar fram ett förslag som skiljer på den löpande administrationen och sådant som tillkommer. Ni ska kunna se vad ni betalar för och hur extra arbete beställs.
Det här stämmer vi av
- Vilka ärenden och vilken arbetstid som ingår.
- Kontaktvägar och överenskomna tider för hantering.
- Pris för tillkommande arbete och särskilda uppdrag.
- Kostnader för nya nycklar och annan utrustning.
- Eventuella licenser, installation och service.
- Avtalstid, fakturering och ansvar vid avslut.
Vill ni administrera själva? Vi kan även gå igenom vilken åtkomst, utrustning och utbildning ni behöver.
VANLIGA FRÅGOR
Om administration
av iLOQ.
Kan de boende beställa nycklar direkt av NIDOB?
Ja, det kan ingå i upplägget. Tillsammans bestämmer vi hur beställaren kontrolleras, vilka beställningar som kräver godkännande och vem som ska betala för nyckeln.
Slutar en förlorad nyckel fungera direkt när den spärras?
Det går inte att lova för alla dörrar och system. Spärrinformationen behöver nå de berörda låsen genom systemets uppdateringsvägar. Därför går vi igenom rutinen för just er anläggning och vad som behöver göras efter en spärranmälan.
Måste vårt system vara installerat av NIDOB?
Nej. Vi hjälper även föreningar och fastighetsägare vars iLOQ-system har installerats av någon annan. Först går vi igenom ert behov, systemets förutsättningar och vilken åtkomst uppdraget kräver.
Kan ni ta över från vår nuvarande administratör?
Vi kan undersöka förutsättningarna. Det kräver bland annat information om systemet, nuvarande avtal och åtkomst. Överföring och ansvar behöver vara klarlagda innan vi kan bekräfta ett övertagande.
Måste styrelsen lämna över all administration?
Nej. Vi kan diskutera en ansvarsfördelning där ni hanterar vissa uppgifter och får hjälp med andra. Det viktiga är att det framgår vem som beställer, godkänner och utför ändringar.
Ingår nya nycklar, licenser och installation i administrationsavtalet?
Det beror på vad vi har avtalat. I förslaget skiljer vi på administration, nycklar, utrustning, licenser och fysiskt arbete så att omfattningen blir tydlig.
Hjälper ni föreningar utanför Stockholm?
Ja, vi arbetar främst i Stockholmsregionen och tar uppdrag på andra orter efter överenskommelse. Vilka uppgifter som kan hanteras på distans och vad som behöver göras på plats bedömer vi utifrån ert system och uppdraget.
NIDOB SYSTEM / iLOQ-ADMINISTRATION
Hur vill ni sköta
ert låssystem?
Berätta vilken fastighet eller förening det gäller, vilket system ni har och vad ni vill få hjälp med. Vi tar fram nästa steg tillsammans.
Be om ett förslag på administration ↗